27 Mars 2022
8 astuces pour gagner du temps dans tes journées
Marie Sanz
Dans cet article (disponible aussi en version audio 🎧 ci-dessus), je vais te parler d’organisation 🙂 Si tu souhaites passer la vitesse supérieure avec ton entreprise, tu vas devoir faire de nombreuses choses en + de la création de tes produits. Tu vas donc avoir besoin de temps pour tout ça.
Je me suis dit que c’était le bon moment de te faire un article autour de l’organisation et de la productivité.
Je me sens prête pour cet article et de pouvoir te livrer des conseils, car depuis de nombreux mois maintenant je me retrouve embarquée dans de nombreuses missions (et j’adore ça 🤭) mais il m’a fallu progresser sur l’organisation de mon entreprise afin de pouvoir faire rentrer toutes mes missions dans mes journées.
Je me suis donc formée et j’ai testé différentes méthodes de travail qui me permettent aujourd’hui de te donner des conseils.
À la fin de cet article, tu auras découvert mes 8 astuces d’organisation et tu pourras repartir avec un planning et un esprit plus serein. En tout cas, je l’espère 🙂
Et mes passages à l’action seront là aussi pour t’aider.
1 : Identifier ce qui te prends du temps
Avant toute chose, il est important d’identifier tout ce que tu fais et ce qui te prends du temps.
Sans cette donnée tu n’auras pas d’éléments concrets à optimiser / arranger et donc les conseils suivant ne seront pas très utiles..
📝 Pour ce passage à l’action, je te conseille de
- prendre une feuille blanche, un fichier Excel, une feuille Canva (ce qui te fait plaisir) et de noter dessus tout ce que tu fais sur 1 mois
(Pourquoi 1 mois ? car en général, on a des tâches qui se répètent chaque semaine certes mais d’autres uniquement chaque mois, donc il vaut mieux partir sur la vision la plus large et noter toutes les missions que tu fais sur le mois).
Fais ce travail aussi bien pour tes taches pro que perso et familiales.
Fais le pour tout ce que tu fais ! - Ensuite met en face de tes missions : le temps que tu y passes, ou que tu penses y passer.
Et alors là, il y a souvent 2 teams :
- la team des personnes qui tapent très juste et qui ont un très bon nez pour savoir combien de temps elles mettent à faire telle ou telle tache.
Alors là ça sera facile si tu fais partie de cette team. - sinon pour la team où c’est moins évident : tu peux t’amuser à te chronométrer avec ton téléphone (par exemple pendant que tu fais tes créations) et pour tout le travail que tu fais sur PC, tu peux t’aider de solution gratuite comme Clockify qui te permettra de suivre ton temps.
C’est une solution que j’utilise personnellement et elle fonctionne très bien.
Je précise que c’est pas très grave si tu oublies 2/3 choses ou que tu n’es pas très précise sur le temps passé. Ce sera déjà un très bon exercice pour avoir une première tendance.
Et bien entendu, tu peux faire cette liste sur plusieurs jours notamment le temps de récupérer les temps que tu passes pour chaque tâche.
2 : Regrouper les tâches similaires
Maintenant que tu as toute cette liste, il va falloir regrouper les tâches qui ont des liens entre elles pour les traiter en même temps.
Quand on passe d’une tâche à une autre, notre cerveau à besoin d’un temps d’adaptation pour faire la transition.
Selon une étude de l’Université de Californie, il nous faudrait environ 23 min pour se reconcentrer sur une nouvelle tâche 😱
Du coup, tu comprends assez vite l’intérêt de pouvoir traiter toutes les mêmes tâches en même temps.
Par exemple tu pourrais décider de :
- créer tous tes repas de la semaine le dimanche (c’est ce qu’on appelle le batching cooking)
- Prendre 1h le week-end pour prévoir toute sa semaine à l’avance
- créer tous tes posts pour tes réseaux sociaux 1 fois tous les 15 jours pendant 2h (là nous parlons de batching de contenus)
- traiter tous tes emails 1 fois par jour seulement plutôt que chaque fois que tu en reçois un ( le matin avant de démarrer ta journée ou entre midi et deux, par exemple)
- traiter et créer toutes tes commandes le matin et gérer les envois l’après-midi
- gérer tout ton administratif de manière mensuelle (paiement des fournisseurs, déclaration, relance client,..) pendant 2h en début de chaque mois
- Te prévoir 1/2 journée par semaine pour te former
- … je pense que tu as compris l’idée.
⚠️ Les données de temps présentées ci-dessus ne sont qu’hypothétiques. Tu peux avoir des rythmes et des durées complètement différent. Ce n’était que pour illustrer les exemples.Le but c’est de regrouper toutes les missions similaires sous forme de blocs de temps : création, contenu, animation, administratif, cuisine, formation,…
📝 Pour ce passage à l’action, je t’invite donc à regrouper toutes tes tâches et surtout de les positionner dans ton agenda ! Tu dois créer dans ton calendrier google, papier ou autre ces fameux blocs de temps…
3 : Prévoir des zones d'urgences
Troisième conseil : prévois également dans ton agenda des zones d’urgence, des zones imprévues.
Oui prévoir l’imprévu est possible 😉
Ces blocs de temps te permettront de :
- traiter des urgences que tu n’avais pas en tête ou que tu ne connaissais pas à l’avance (oui c’est bien la définition d’une urgence 😆)
- rattraper du retard sur tes missions qui ont pu prendre + de temps que prévu, notamment si tu es dans la team : je ne sais jamais combien de temps je passe sur telle ou telle chose.
- et si y a pas d’urgence, ça sera du bonus en + pour toi : soit pour avancer sur autre chose, soit pour passer plus de temps en famille, soit continuer de lire ton dernier bouquin
📝Tu peux donc ajouter tout de suite dans ton agenda ces blocs de temps : urgence
4 : Prioriser si besoin
Et si tu vois que tout ne rentre pas dans ta semaine et ton mois, alors là plutôt que de pousser les murs du temps (j’ai essayé et c’est impossible 😅), voire de te rendre malade, tu vas devoir faire l’exercice de la priorisation !
Je sais que ce n’est pas l’exercice que l’on aime le plus, car en tant qu’entrepreneur on est souvent animé par vouloir faire plein de choses en même temps.. Cependant ce n’est pas toujours possible et il faut avoir en tête qu’il y a des missions et des projets à repousser.
📝Pour ce passage à l’action, je te conseille de revenir à tes objectifs et ton cap (si tu as lu mes articles précédents, normalement ton petit papier où tu les as notés n’est pas loin), et essaie de décaler (je ne dis pas enlever, mais bien décaler) les missions qui ne viennent pas répondre directement à tes objectifs.
Si tu as des difficultés à définir tes objectifs, je ne vais pas le détailler ici. Mais je pourrais en faire un article si tu me le demandes.
L’idée avec cet exercice, c’est de revenir à l’essentiel et de voir ce qui est “superflu » pour répondre à tes objectifs et qui peut donc être décalé.
5 : Dire non à ce qui ne répond pas à ton cap
Et ce sujet me permet de rebondir sur le 5ème conseil qui est dans la même continuité.
Pour gagner du temps, je le disais, tu dois décaler tes missions qui ne répondent pas directement à tes objectifs, mais c’est valable aussi pour ce que te demandent les gens.
Tu ne dois pas hésiter à dire non aux choses qui ne répondent pas directement à ta vision.
📝 Là, je n’ai pas vraiment de passage à l’action, puisque c’est quand l’occasion se présentera que tu devras dire non.
Mais ce que je peux te dire c’est qu’à chaque fois qu’on te demande « Si tu peux faire ça » (alors que c’est un peu moins ton cœur de métier ou que tu es déjà bien occupée), demande-toi si c’est bien en phase avec tes objectifs.
Si ça ne l’est pas, alors tu peux indiquer gentiment à la personne que tu ne pourras pas répondre positivement à sa demande et là je te conseille de :
🔹Lui dire « non « assez tôt
En tant que client, il n’y a rien de pire que de se retrouver « lâcher » au dernier moment…
Si tu sens que ça va être compliqué pour toi de prendre cette commande, préviens le client assez tôt pour ne pas le frustrer (et toi, par la même occasion 😅)
🔹Argumenter ton refus
Quand on connait les raisons, on accepte plus facilement les choses, c’est humain
Alors, explique à ton client pourquoi tu ne peux pas travailler avec lui : est-ce une raison de planning, de compétences, de stocks, de matière première… ?
🔹Lui conseiller une solution alternative
Pour ne pas le laisser sans rien, propose-lui une solution alternative.
Par exemple : un autre créateur, une autre couleur, un autre produit, une date de livraison ultérieure…
6 : Ôter toute distraction et faire une seule chose à la fois
Maintenant concernant le 6ème conseil, je reviens à l’idée des blocs de temps, puisque le but est de travailler sur un seul sujet à la fois et, il y a une loi (la loi de Carlson) qui dit que : tout travail interrompu sera moins efficace et prendra plus de temps que s’il était effectué de façon continue.
Donc en + d’utiliser les blocs de temps pour travailler sur un sujet, je te conseille également de le faire concentrée et de couper toute distraction !
📝Pour ce passage à l’action, tu peux donc activer le mode « ne pas déranger » sur ton téléphone afin de ne recevoir aucune notification.
Sur certains téléphones, tu peux même activer les notifications de certaines applications alors que d’autres sont bloquées.
Comme ça tu peux rester joignable si tes enfants doivent t’appeler par exemple, mais ne pas recevoir de notifications d’Instagram. Et ça je sais qu’Instagram peut vite être une source de distraction.
7 : Ranger chaque chose à sa place
Pour mon 7ème conseil, je vais te parler de rangement. Alors je suis très très très loin de l’expertise de Marie Kondo en matière de rangement 😆 Mais je reconnais que fouiller ses dossiers pour retrouver un document, parcourir notre boîte de réception pour retrouver une pièce jointe, chercher ses clés,… quand tout est cumulé cela nous fait perdre beaucoup de temps.
📝 Pour ce passage à l’action, je te conseille de prendre l’habitude de mettre chaque chose à sa place.
De poser tes clés toujours au même endroit, de ranger tes fichiers toujours dans les mêmes dossiers, de ranger tes outils, tes instruments de travail toujours dans les mêmes boites, tiroirs ou étagères.… ces petits gestes du quotidien pourront te faire gagner des heures sur le long terme.
8 : Ne pas t'oublier
Et enfin mon dernier conseil, c’est celui de ne pas t’oublier et de prendre soin de toi 🤗
Même si tu es sous l’eau, il est important que tu prennes du temps pour toi, ton corps, ton énergie et ton cerveau. Ces sas de décompression sont importants pour ta santé mais également pour ta productivité.
Quand on en fait trop, on peut être saturée et moins efficaces.
Alors qu’après un moment off, l’énergie est retrouvée et souvent la créativité relancée. Donc c’est que du bonus.
📝Pour ce dernier passage à l’action, je te recommande de créer des blocs de temps : temps pour toi !
En fonction de comment tu fonctionnes tu peux les prévoir pour le matin avant de démarrer, le soir pour terminer ta journée, en milieu de journée pour recharger les batteries.
Tu peux aussi prévoir des petites pauses légères à la demande, quand tu en ressens le besoin, et par exemple : aller prendre l’air, faire un peu de méditation, lire un chapitre de ton bouquin préférée.
Faire ce qu’il te plait à toi.
Conclusion
Voilà on est arrivé à la fin de ces 7 conseils pour gagner du temps dans ta journée, que je récapitule :
1 – Identifier ce qui te prend du temps
2 – Regrouper les tâches similaires et travailler en bloc de temps
3 – Prévoir des blocs d’urgence
4 – Prioriser si tout ne peut pas rentrer dans tes journées
5 – Dire NON à ce qui ne répond pas à ton cap
6 – Ôter toute distraction et ne faire qu’une seule chose à la fois
7 – Ranger chaque chose à sa place
8 – Ne pas t’oublier
J’espère qu’avec tous ces éléments tu vas pouvoir dépoter sur tes prochaines journées 🚀
N’hésite pas à me faire signe sur Instagram ou par email 📧hello@mariesanz.com afin que je voie tes progrès et tes avancées.
Je te souhaite une très belle journée et je te dis à très vite 🌞
Du côté de mon Instagram
C'est là où je suis la plus active et où vous découvrirez de nombreux conseils, tutos et astuces.
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